Agar kimdir sizni xafa qilsa yoki biror narsa sizni xafa qilsa, xafa bo'lish, asabiylashish yoki g'azablanish odatiy holdir. Ammo, ko'pincha, eng yaxshi javob - xotirjamlik va yig'ilish, shuning uchun siz o'z tashvishlaringiz va umidsizliklaringizni professional tarzda aytishingiz mumkin. Agar o'zingizni salqin tutsangiz va xotirjamlikni saqlasangiz, o'zingizni professional tarzda ifoda etish qiyin emas. Xafagarchilikni elektron pochta, xat yoki shaxsan bildirishni xohlaysizmi, hammasi to'g'ri tilni ishlatish va o'zingizni to'g'ri tutishdir.
Qadamlar
3 -usul 1: professional elektron pochta yuborish
Qadam 1. Ish bilan bog'liq muammo haqida umidsizlikni bildirish uchun elektron pochtadan foydalaning
Agar siz hamkasbingiz yoki menejeringizdan hafsalangiz pir bo'lsa, elektron pochta - bu umidsizligingizni bildirishning ajoyib usuli, shuningdek, kelajakda muammolar yuzaga kelganda raqamli yozuvni saqlash. Agar siz potentsial ish imkoniyatidan voz kechsangiz, elektron pochta xabarini yuborishingiz mumkin.
- Agar siz ta'til yoki siz taklif qilgan fikr kabi so'rovni rad etsa, xafa bo'lganingizni xo'jayiningizga elektron pochta orqali xabar qilishning yaxshi usuli.
- Sizning his-tuyg'ularingizga zarar etkazishi mumkin bo'lsa-da, ishdan bosh tortganingizdan so'ng, keyingi elektron pochta xabarini yuborish har doim yaxshi bo'ladi.
Qadam 2. Agar siz asl elektron pochtani tayyorlayotgan bo'lsangiz, qisqa va to'g'ridan -to'g'ri mavzu chizig'ini yozing
Mavzu satrida elektron pochta nima haqida ekanligini aniq va aniq ko'rsatib bering. E -pochtangizni yanada professionalroq qilish uchun uzoq jumlalarni yoki qo'pol so'zlarni ishlatishdan saqlaning, shunda qabul qiluvchi buni jiddiy qabul qiladi. 5 so'zdan oshmaydigan mavzuni tanlang va xatning mavzu satriga kiriting.
Misol uchun, agar siz hamkasbingizga o'tkazib yuborilgan muddat to'g'risida elektron pochta xabarini yozayotgan bo'lsangiz, "o'tkazib yuborilgan etkazib berish muddati" kabi ko'rinadigan mavzu satrini kiritishingiz mumkin
Eslatma:
Agar siz elektron pochtaga javob bersangiz, masalan, potentsial ish uchun rad etilganingiz haqida elektron pochta xabarini yuborgan bo'lsangiz, yozishmalaringiz haqida yozma ma'lumotga ega bo'lishingiz uchun yangisini yozishdan ko'ra, asl elektron pochtaga javob bering.
Qadam 3. Ovozni sozlash uchun elektron pochtangizni professional salomlashish bilan boshlang
E -pochtangizni rasmiy tabrik bilan oching, shunda elektron pochtangiz professional ekanligi boshidanoq aniq bo'ladi. Odam bilan bo'lgan munosabatlaringizga mos keladigan tabriknomani tanlang. Masalan, agar siz Metyu Smit ismli menejer bilan ism-sharifda bo'lsangiz, elektron pochtangizni "Aziz Mett" kabi boshlashingiz mumkin.
- Agar siz qabul qiluvchiga juda ochiq va tasodifiy munosabatda bo'lsangiz, "Hey Mett" kabi bir narsa deyishingiz mumkin.
- Agar siz hech qachon ko'rmagan odamga xat yozayotgan bo'lsangiz, "Kimga tegishli bo'lishi mumkin" deb boshlang.
- Siz qabul qilmoqchi bo'lgan bir nechta qabul qiluvchisi bo'lgan guruhli elektron pochta xabarlari uchun "Hammasi" deb ayting.
Qadam 4. E -pochtaga do'stona munosabatda bo'lish uchun qisqa vaqtni qo'shing
Qabul qiluvchiga salom berganingizdan so'ng, elektron pochtangizning birinchi qatorini qisqa vaqtga qo'ying yoki do'stona, ammo professional ekanligingizni ko'rsatadigan yoqimli almashinuv qiling. Qisqa tuting va elektron pochtangizga kirishdan oldin 2 yoki 3 qatorli kichik gaplarni o'tkazmang.
- "Umid qilamanki, siz yaxshi ishlayapsiz" yoki "Umid qilamanki, bu elektron pochta manzili sizni yaxshi topadi" kabi so'zlardan boshlang.
- Agar sizning munosabatlaringiz tasodifiy bo'lsa, siz shaxsiy tafsilotlarni aytib o'tishingiz mumkin: "Umid qilamanki, siz o'tgan hafta oxirida konsertda yaxshi vaqt o'tkazdingiz".
Qadam 5. E -pochtaning asosiy qismida umidsizligingizni aniq bildiring
Salomlashish va qisqa xushmuomalalik bilan elektron pochtangizga sahna qo'yganingizdan so'ng, umidsizligingizni bildiring. Ularga o'zingizni qanday his qilayotganingizni aniq ayting, lekin iloji boricha professional ko'rinishingiz uchun tilingizni rasmiy saqlang va istehzo, tahdid yoki haqoratli so'zlardan qoching. Barcha shikoyatlaringizni ro'yxatga oling va iloji bo'lsa elektron pochtangizning asosiy qismini 1 xatboshida saqlang, shunda elektron pochta mavzusi ko'rib chiqiladi.
- Misol uchun, agar siz potentsial ishga rad javobini olsangiz, shunday deb ayta olasiz: “Siz boshqa yo'nalishga borishga qaror qilganingizni eshitganimdan afsusdaman. Men imkoniyatni intizorlik bilan kutgandim, shuning uchun boshqasini yollash qaroridan hafsalam pir bo'ldi."
- Agar siz hamkasbingizga yoki xodimingizga umidsizligingizni bildirish uchun xat yozayotgan bo'lsangiz, shunday deb ayta olasiz: “Menga ma'lum siyosatlar va tartib -qoidalarga to'g'ri rioya qilinmaganligi ayon bo'ldi. Siyosatlar biron sababga ko'ra mavjud, shuning uchun ularga e'tibor berilmasligini bilish hafsalasi pir bo'ladi."
Qadam 6. E -pochtada tilingiz va ohangingizni hurmat qiling
Qabul qiluvchiga o'zingiz hujum qilayotganingizni sezdirmasdan, umidsizligingizni aniq etkazish uchun rasmiy va hurmatli tildan foydalaning. Tasavvur qiling -a, agar u boshqa birov tomonidan o'qilgan bo'lsa yoki u jamoatchilikka e'lon qilinsa va sizning professionalligingiz uchun yozilgan bo'lsa, bu yozuv qanday qabul qilinadi.
- Agar siz xodimga yoki menejerga elektron pochta xabarini yuborsangiz, sizning elektron pochtangizni boshqa odamlar bilan bo'lishishi mumkin, shuning uchun sizning yozuvingiz hurmatli va professional bo'lishi muhim.
- Masalan, "Men sizning muammongiz nima ekanligini va nima uchun protsedurani bajarishdan bosh tortayotganingizni tushunmayapman" degan so'zlarni aytishning o'rniga, "Biz ilgari aytib o'tganimizdek, protseduralar hammani bir xilda saqlashga mo'ljallangan. sahifa, shuning uchun ularni hamma kuzatishi kerak."
Qadam 7. E -pochtangizni ijobiy eslatma va harakatga chaqiruv bilan yakunlang
Uchrashuvni tashkil qilish yoki qabul qiluvchini savollari bo'lsa, sizga kelishga taklif qilish kabi kerakli ma'lumotlarni kiritish orqali elektron pochtangizni tugating. Bir nechta ijobiy eslatmalarni ham qo'shing. Siz baxtli bo'lgan narsalarni eslang yoki odamni qilgan ishi uchun maqtang, shunda ular sizni shunchaki xafa qilmayotgandek his qilasiz, balki ularning manfaatlari qalbida.
- Masalan, siz suhbatdoshingizga shunday deb ayta olasiz: “Lekin men sizning kompaniyangiz bilan suhbatlashish imkoniyati uchun minnatdorman. Iltimos, kelajakda biror narsa ochilsa, menga xabar bering!”
- Agar siz ishchi yoki hamkasbingizga xat yozayotgan bo'lsangiz, shunday bir narsani sinab ko'ring: “Bilaman, siz bu borada juda ko'p ishladingiz, shunchaki men e'tiborimni qaratmoqchi bo'lgan muammolarni sizning e'tiboringizga havola qilmoqchi edim. kelajakda yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammolar uchun."
Qadam 8. E -pochtani jo'natishdan oldin, ovozini eshitib, ovoz chiqarib o'qing
Biroz vaqt ajrating, elektron pochtangizni baland ovozda o'qing, shunda siz yozish ohangini eshitasiz va imlo yoki grammatik xatolarni tuzatasiz. Agar siz biron bir xato, noto'g'ri yoki noto'g'ri til topsangiz, uni tuzating! Agar sizning ohangingiz juda yumshoq yoki juda qattiq bo'lsa, tilni professional, ammo qat'iy qilib sozlang. Sizni qoniqtirganda, uni maqsadli kishiga yuboring.
- Do'stingiz yoki hamkasbingizga elektron pochta xabarini yuborishdan oldin o'qib berishingiz mumkin.
- Orfografik xatolar yoki etishmayotgan so'zlar, albatta, sizning elektron pochtangizga ta'sir qilishi mumkin, shuning uchun yozishingizni tuzatishga vaqt ajrating.
3 -usul 2: Rasmiy shikoyat xati yozish
Qadam 1. Kompaniyaga xat yuboring yoki javob ololmagan bo'lsangiz
Agar siz mahsulot yoki kompaniyaning xatti -harakatlaridan hafsalangiz pir bo'lgan bo'lsa, shikoyatingiz haqida batafsil xat yozish - ular bilan muloqot qilishning eng professional usuli. Agar kimdir bilan boshqa yo'llar bilan bog'lana olmagan bo'lsangiz, umidsizligingizni bildirish va muammolaringizni batafsil bayon qilish uchun oxirgi xat sifatida rasmiy maktubdan foydalaning.
Siz xatni kimdir bilan muammoingizni muhokama qilish uchun bog'laganingizni isbotlash uchun oxirgi urinish sifatida ham ishlatishingiz mumkin
Qadam 2. Birinchi jumlada o'z muammongizni aniq ayting
Xafa bo'lgan narsangizdan qat'i nazar, buni xatingizning birinchi jumlasiga qo'yib, aniq ko'rsatib bering. Maktubingizning ohangini belgilash uchun to'g'ridan -to'g'ri va aniq bo'ling va muammoingizni yoki shikoyatingizni aniq va professional tarzda ayting.
- Masalan, agar siz kompaniyaga sizga ta'sir ko'rsatgan siyosatdan shikoyat qilish uchun yozayotgan bo'lsangiz, "Men sizning kompaniyangizning qaytarish siyosatidan umidsizligimni va umidsizligimni bildirish uchun yozaman" deb boshlashingiz mumkin.
- Agar siz kimdir bilan bog'lana olmagan bo'lsangiz, xatni shunday yozishni boshlang: "Men bu xatni sizning omonatingizga kira olmaganimdan keyin mening javoblarimga javob bermaganligingiz uchun yozyapman. telefon yoki elektron pochta orqali.”
3 -qadam. Muammoingizga tegishli tafsilotlar va ma'lumotlarni qo'shish uchun maktubingizning asosiy qismidan foydalaning
Sizning umidsizligingiz va muammongizni aytganingizdan so'ng, maktubingizni kengaytirish va umidsizligingizni tushuntirish uchun xatning qolgan qismini aniq tafsilotlar va ma'lumotlarni qo'shing. Muammoni hal qilish uchun qilgan har qanday qadamlaringizni va ularga yordam so'rab murojaat qilganingizni ayting.
Maslahat:
Agar siz ular bilan bog'lanishga harakat qilgan bo'lsangiz yoki ular sizning xavotirlaringizni hal qilish uchun va'da bergan bo'lsa, ular bilan bog'lanmoqchi bo'lgan sanalarni yoki ular muammoni hal qilishga qaror qilishganini aytib bering.
Qadam 4. Xatingizda g'azablangan, istehzoli yoki tahdidli so'zlardan saqlaning
Xatingiz davomida tilingiz va ohangingizni rasmiy va professional darajada saqlang. Hech qachon haqoratli so'zlar va tahdidli so'zlarni ishlatmang va istehzodan qoching, shuning uchun sizning yozuvingiz iloji boricha professional ko'rinadi.
- Agar siz sudga xat yozishingiz kerak bo'lsa, o'zingizni iloji boricha professional qilib ko'rsatishni xohlaysiz.
- La'natlash yoki zo'ravon so'zlarni ishlatish sizni tajovuzkor va noprofessional ko'rinishga olib keladi.
5 -qadam. Sizning shikoyatingizga tegishli bo'lgan hujjatlarning nusxalarini qo'shing
Agar sizda da'volaringizni tasdiqlaydigan rasmlar, shartnomalar yoki boshqa hujjatlar bo'lsa, ularning nusxasini oling va ularni xatingizga ilova qiling. Siz qilgan har qanday da'voni yanada kuchliroq qilish uchun ularni maktubingizda ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling.
Masalan, siz o'z maktubingizda shunday deb ayta olasiz: "Men tayyor mahsulot qanday ko'rinishga ega bo'lgan rasmlarni qo'shdim, siz ko'rib turganingizdek, qoniqarli emas"
Qadam 6. Xulosangizdan so'ng, aloqa ma'lumotlarini qo'shing
Xatingizni asosiy tashvishlaringiz va ularni hal qilish uchun qilmoqchi bo'lgan harakatlaringiz jamlangan paragraf bilan yakunlang. Agar siz shaxs yoki kompaniyaning siz bilan bog'lanishini istasangiz, muammoni hal qilishga harakat qiling yoki masalani batafsil muhokama qiling, aloqa ma'lumotlarini pastki qismga kiritganingizga ishonch hosil qiling.
- Maktubga "Haqiqatan ham", "Hurmat bilan" yoki "Hurmat bilan" kabi rasmiy yopilish bilan imzo qo'ying, keyin sizning ismingiz.
- Siz bilan bog'lanish uchun foydalanmoqchi bo'lgan telefon raqamini yoki elektron pochta manzilini bering.
Qadam 7. Xatni tasdiqlangan pochta orqali yuboring, shunda u imzolanishi kerak
Qabul qiluvchiga imzo qo'yishni talab qiladigan tasdiqlangan pochta yoki xat yuborish opsiyasidan foydalaning, shunda siz uning qabul qilinganligini isbotlaysiz. Agar siz ularga maktub yozganligingizni isbotlashingiz yoki sud ishi uchun taqdim etishingiz kerak bo'lsa, kvitansiyani saqlang.
3 -dan 3 -usul: Biror kishi bilan professional gaplashish
Qadam 1. Agar siz buni yozib olishni xohlamasangiz, to'g'ridan -to'g'ri kimdir bilan gaplashing
Agar siz ko'ngilsizligingizni qog'oz izisiz bildirishni xohlasangiz yoki suhbatni keyinroq ko'rib chiqishdan xavotir olmasangiz, yuzma-yuz suhbat-bu yo'l. Bundan tashqari, kimdir bilan to'g'ridan -to'g'ri suhbat uning reaktsiyasini o'lchashga imkon beradi va ko'proq shaxsiy aloqani qo'shadi.
- Bundan tashqari, sizni xafa qilgan odam bilan gaplashish ham tezroq bo'lishi mumkin.
- Biror kishi bilan gaplashish sizning umidsizligingiz yoki umidsizligingizni etkazish uchun o'z tana tili va ovoz ohangidan foydalanishga imkon beradi.
2 -qadam. Muammoni muhokama qilish uchun odamdan siz bilan alohida uchrashishini so'rang
Boshqa odamlardan uzoqroq odam bilan gaplashing, shunda siz o'zingizni erkin his qila olasiz, sharmanda qilmasdan. Uchrashuvni rejalashtiring yoki ulardan konferents -zal, ofis yoki hatto qahvaxona kabi uchrashishni so'rang, shunda u yanada professional bo'ladi.
- Qaysi vaqt va joy ular uchun yaxshiroq ekanligini so'rash uchun ularga qo'ng'iroq qiling yoki elektron pochta xabarini yuboring.
- Agar siz o'zingizni umidsizligingizni alohida aytib bera olmaydigan vaziyatga tushib qolsangiz, iloji boricha professional bo'lishga harakat qiling va o'zingizni xotirjam tuting.
Maslahat:
Agar siz ular bilan zudlik bilan gaplashishingiz kerak bo'lsa, ularga shunday so'zlarni ayting: “Sizda tezkor lahzalar bormi? Men siz bilan gaplashishim kerak."
Qadam 3. Suhbatni ularga minnatdorchilik bildirish va ularning ahvolini so'rashdan boshlang
Xafagarchilikni bildirishni boshlashdan oldin, siz bilan uchrashish va kayfiyatini aniqlash uchun vaqt ajratganingiz uchun minnatdorchilik bildiring. Ulardan hol -ahvollarini so'rang va ular siz bilan muammo haqida gaplashishga tayyormi? Agar ular g'azablangan yoki g'azablangan bo'lsa, ularni tinchlantirishga harakat qiling yoki keyinroq ular bilan gaplashishni kuting. Agar ular yaxshi ko'rinsa, davom eting va muammongizni yoki muammongizni muhokama qilishni boshlang.
- O'ng oyoqdan boshlash suhbatning muammosiz va professional tarzda o'tishiga yordam beradi.
- Masalan, siz shunday so'zlarni aytishingiz mumkin: "Vaqtingiz uchun katta rahmat. Men ko'p vaqt talab qilmayman, men siz bilan biror narsani muhokama qilishim kerak."
4 -qadam. Shikoyatingizni aniq va to'g'ridan -to'g'ri bildiring
Odamga aniq va hissiy bo'lmagan tilni ishlatishdan nega xafa bo'lganingizni ayting. To'g'ridan -to'g'ri va ob'ektiv bo'ling va norozi bo'lgan barcha sabablaringizni sanab o'ting, lekin ularni noto'g'ri xatti -harakatlar ro'yxati bilan ta'qib qilmang. O'zingizning his -tuyg'ularingizni etkazish uchun tinch va professional tilni ishlating, ovozingizni balandlatmang yoki haqoratli so'zlarni ishlatmang.
- Baqirish va la'natlash sizni faqat tajovuzkor va noprofessional ko'rinishga olib keladi.
- Masalan, haddan tashqari hissiyotsiz o'zingizni qanday his qilayotganingizni ayting. Siz shunday bir narsa deyishingiz mumkin: “Agar shunday qilsang, bu menga qanday ta'sir qilishiga umuman ahamiyat bermasligingni his qiladi va rostini aytsam, bu achchiq va umidsizlikka soladi.
5 -qadam. Uchrashuvni tugatishdan oldin ulardan savollari bor -yo'qligini so'rang
O'zingizning umidsizligingizni bildirganingizdan va fikringizni tushuntirganingizdan so'ng, odamga gapirish imkoniyatini bering. Ulardan so'rang, agar sizda biron bir savol bormi yoki siz aytgan biror narsa haqida aniq emasmi, shuning uchun hech qanday chalkashlik bo'lmaydi. Keyin, suhbatni tugatmasdan oldin siz bilan uchrashganlari uchun ularga yana bir bor minnatdorchilik bildiring.
Iloji bo'lsa, kelajak uchun echimlar yoki yaxshilanishlarni taklif qiling
Maslahatlar
- G'azablanganingizda hech qachon xat yozmang, xat yozmang yoki suhbat qurmang. Boshingizni toza tutish uchun, boshlashdan oldin o'zingizni tinchlantirish uchun bir necha nafas oling.
- Boshqa odamlar oldida kimdir bilan gaplashishdan saqlaning. Ular yolg'iz gaplashishi va uchrashishi uchun kuting.
