Shaxsiy fayllar osongina va tezda tartibsiz bo'lishi mumkin. Fayllaringiz qanchalik tartibsiz bo'lsa, kelajakda ularni qayta topish qiyin bo'ladi. Shaxsiy fayllaringizni topish va olib qo'yishni osonlashtirish uchun siz biroz vaqt ajratib, ularni to'g'ri tartibga solishni xohlaysiz. Siz foydalanadigan aniq tizim sizga bog'liq bo'ladi. Shaxsiy fayllarni tartibga solishning ba'zi asosiy usullari mavjud bo'lib, ular yordamida siz fayllaringizni tartibda saqlashingiz mumkin.
Qadamlar
4dan 1 qism: Tashkilotning asosiy usullaridan foydalanish
Qadam 1. Oddiy qilib turing
Ariza berish tizimini yaratishning maqsadi - bu ishni o'zingiz osonlashtirish. Siz tizimingizni haddan tashqari murakkab yoki chalkash qilib qo'yishdan saqlanishni xohlaysiz. Tizimni iloji boricha sodda saqlash sizga ishlash uchun zarur bo'lgan hujjatlarni osongina topshirish yoki qaytarib olishga yordam beradi.
- Faqat kerakli narsani yozib oling. Haddan tashqari saqlash tizimni chalkashtirib yuborishi va undan foydalanishni qiyinlashtirishi mumkin.
- Fayl tizimingizda keraksiz murakkablikdan saqlaning.
- Sizga kerak bo'lmagan fayllarni tashlab yuboring.
Qadam 2. Tizimda kerakli miqdordagi chuqurlikdan foydalaning
Fayllaringiz bir -biriga mos kelishi uchun juda ko'p turli toifalar va kichik toifalar yaratish jozibali bo'lishi mumkin. Biroq, faqat keng darajali toifalarni yaratish va faqat kerak bo'lgandagina foydalanish maqsadga muvofiqdir. Juda ko'p toifalar yaratish, noto'g'ri va samarasiz topshirish tizimiga olib kelishi mumkin. Tizimning muammosiz ishlashini ta'minlash uchun kerakli miqdordagi tashkiliy chuqurlikni yaratganingizga ishonch hosil qiling.
- Tizim uchun haddan tashqari batafsil toifalarni yaratishdan saqlaning. Masalan, "tushumlar, oziq -ovqat, non" juda foydali bo'lishi mumkin.
- Faqat oylik yoki haftalik tushumlar uchun toifaga ega bo'lish sizning topshirish tizimingizga mos kelishi mumkin.
- Mijozlar uchun bo'limga ega bo'lish va keyin ularni alifbo tartibida joylashtirish - chuqurlik darajasining samarali darajasiga misol.
Qadam 3. Fayllaringizni oson toping
Sizning hujjatlarni topshirish tizimingiz, aniq bir narsa qayerda saqlanayotganini aniq ko'rsatadigan aniq ko'rsatmalarni olishdan katta foyda oladi. Fayl tizimining bo'limlarini aniq qilish sizga biror narsani yoki faylni tezda topishga yordam beradi. Fayllarni ajratib ko'rsatish uchun quyidagi maslahatlarni yodda tuting:
- Ayrim toifalar yoki bo'limlarni ko'rsatish uchun rangli papkalardan foydalaning.
- Ranglar va ularga tayinlangan toifalarning qulay ro'yxatini saqlashga harakat qiling.
- Fayllaringizni aniq belgilash uchun yorliq ishlab chiqaruvchidan foydalaning.
- Papkalar kesimini kuzatib boring. Har bir bo'lim yoki bo'lim uchun faqat bitta papkani kesib ko'ring.
Qadam 4. Sizga kerak bo'lgan fayl konteynerlarining turlari haqida o'ylab ko'ring
Fayllaringizni tartibga solishdan oldin, ularni joylashtirish uchun biror narsa topishingiz kerak bo'ladi. Aniq qaysi turdagi fayl konteynerlari siz saqlashingiz kerak bo'lgan fayllar hajmiga, ularning qanchalik muhimligiga, hujjatlarning o'lchamlari va ularga kirish chastotasiga bog'liq bo'ladi. Qaysi fayl konteynerlari sizga mos kelishini bilish uchun ushbu maslahatlardan bir nechtasini ko'rib chiqing.
- Agar siz juda muhim hujjatlarni saqlashingiz kerak bo'lsa, yong'inga qarshi saqlash idishini sotib olishni o'ylab ko'ring.
- Idishdagi anderrayterlar laboratoriyasining muhrini topish, konteyner 1700 daraja Farengeytdagi olovda sizning fayllaringizni taxminan bir soat davomida himoya qilishini ko'rsatishi mumkin.
- Oddiy fayllar uchun siz asosiy hujjatlar shkafini sotib olishingiz mumkin. Maxfiy yoki maxfiy fayllar uchun xavfsizroq shkaf yoki seyf sotib olishni o'ylab ko'ring.
- Siz topshirish konteynerida barcha fayllarni saqlash uchun etarli joy borligiga ishonch hosil qilishni xohlaysiz.
- Agar sizda g'ayrioddiy hajmdagi hujjatlar bo'lsa, ular sizning saqlash konteyneringizga mos kelishini tekshiring. Masalan, qonuniy o'lchamdagi hujjatlar kerakli papkaning hajmiga va saqlash hajmiga ta'sir qilishi mumkin.
4 -qismning 2 -qismi: Hujjatlaringizni tartibga solish
Qadam 1. Barcha hujjatlaringizni yig'ing
Hujjatlaringizni tartibga solishni boshlashdan oldin, sizning oldingizda barcha hujjatlaringiz borligiga ishonch hosil qilishni xohlaysiz. Hozircha sizning fayllaringiz qanday tartibga solingani yoki joylashtirilganligi haqida qayg'urmang. Hozircha, saqlanishi kerak bo'lgan barcha hujjatlarni to'plang va ularni saralashga tayyorlaning.
- Siz allaqachon saralangan eski hujjatlarni chiqarib oling. Siz ularni siz yaratayotgan yangi tizimga mos keladigan tarzda o'zgartirishni xohlashingiz mumkin.
- So'nggi hujjatlar to'plami yig'ilgan va ularni saralashga tayyor ekanligingizga ishonch hosil qiling.
Qadam 2. Fayllarni faol va arxiv elementlariga saralash
Fayllarni tartibga solayotganda, ularni ikkita asosiy toifaga bo'lish foydali bo'lishi mumkin: siz ishlashingiz kerak bo'lgan faol fayllar va saqlanadigan arxiv fayllari. Bu sizga tez -tez ishlatib turadigan fayllarga kirishga va darhol kirishni talab qilmaydigan fayllarni to'g'ri saqlashga yordam beradi.
- Faol fayllar - bu siz tez -tez murojaat qilishingiz, havola qilishingiz yoki boshqa yo'l bilan kirishingiz kerak bo'lgan hujjatlar.
- Arxiv fayllari - yaqin kelajakda kerak bo'lmaydigan, lekin saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar.
Qadam 3. Tizimingiz uchun to'g'ri toifalarni yarating va belgilang
Fayllaringizni bir joyga to'plaganingizdan so'ng, siz ularni tezda ro'yxatga olishingiz mumkin. Fayllarni ko'rib chiqayotganda, ular mos keladigan umumiy toifalarga e'tibor bering. Fayllaringiz uchun ishlatiladigan asosiy tashkiliy tizimni yaratish uchun ushbu toifalarni yozing. Qaysi birini ishlatishni xohlayotganingizni bilish uchun ushbu umumiy toifalarning ayrimlarini ko'rib chiqing.
- Tug'ilganlik haqidagi guvohnoma, o'lim to'g'risidagi guvohnoma yoki nikoh to'g'risidagi guvohnoma kabi kichik toifadagi yuridik hujjatlar.
- O'tgan moliyaviy xulosalar, kredit karta ma'lumotlari, kredit hisobotlari yoki yillik moliyaviy xulosalarni o'z ichiga olgan moliyaviy hujjatlar.
- Mulk yozuvlari.
- Diplom, mehnat daftarchasi, sog'liqni saqlash kitobi va sug'urta polisi kabi shaxsiy hujjatlar.
Qadam 4. Uzoq muddatli saqlash hujjatlarini olib tashlang
Arxiv fayllari deb nomlangan hujjatlarni uzoq muddatli saqlash konteyneriga joylashtiring. Bu fayllarga tez -tez kirish imkoni bo'lmaydi, shuning uchun ularni keyinchalik olish uchun hujjatlar tizimida tegishli toifalarga joylashtirilganligiga ishonch hosil qiling. Arxiv fayllari, ehtimol, sizning topshirilgan va uyushtirilgan hujjatlaringizning ko'p qismini tashkil qiladi.
- Uzoq muddatli saqlashni yana ikkita toifaga bo'lish mumkin: doimiy fayllar va "o'lik" fayllar.
- Doimiy fayllar siz hali ham kirishingiz mumkin bo'lgan ta'lim hujjatlari, ishga joylashish hujjatlari yoki boshqa muhim hujjatlarni o'z ichiga olishi mumkin.
- "O'lik" fayllar - bu sizga qayta kirishga hojat bo'lmagan hujjatlar. Bu toifaga eski soliq yozuvlari mos kelishi mumkin. Esda tutingki, soliq deklaratsiyalari etti yil davomida saqlanishi kerak.
Qadam 5. Joriy hujjatlarni faol hujjatlar bo'limiga qo'ying
Siz tez -tez ishlatadigan yoki hali ko'rib chiqishingiz kerak bo'lgan hujjatlar sizning faol hujjatlar bo'limiga joylashtirilishi kerak. Hujjatlar tizimidagi ushbu bo'lim sizga arxivlashga tayyor bo'lmagan hujjatlarga tezda kirishga imkon beradi. Siz foydalanmoqchi bo'lgan eng keng tarqalgan to'rtta faol hujjat toifalari:
- Hali ham e'tiboringizga muhtoj bo'lgan hujjatlar.
- Hali o'qish yoki ko'rib chiqish kerak bo'lgan hujjatlar.
- Hali ham to'lashingiz kerak bo'lgan hisoblar.
- Uzoq muddatli saqlashga o'tishga tayyor bo'lgan hujjatlar.
4 -qismning 3 -qismi: Elektron fayllarni tartibga solish
Qadam 1. Keng toifalar bilan boshlang, keyin aniqroq qiling
Jismoniy fayllar singari, siz ham fayllaringiz mos keladigan eng keng toifalardan boshlashni xohlaysiz. Masalan, agar siz mustaqil pudratchi bo'lsangiz, fayllaringizni ish beruvchi tomonidan tartibga solishni xohlashingiz mumkin. Ya'ni, ularning har biri uchun bitta papka yarating. Keyin fayllaringizni har bir toifadagi kichik toifalarga ajratishingiz kerak. Bu shuni anglatadiki, sizning ish beruvchingiz papkalari har bir loyiha to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan boshqa papkalarga bo'linishi mumkin.
- Har bir keng toifadagi izchillikni saqlashni o'ylab ko'ring. Bu sizning fayllaringizni topishni osonlashtiradi. Masalan, har bir loyiha uchun pastki papkada "loyiha hujjatlari", "hisob -kitob" va "aloqa" kabi fayllar bo'lishi mumkin.
- Agar siz fayllaringizga osonroq yoki ahamiyatliroq ko'rinadigan bo'lsa, siz papkalarni yil bo'yicha tartibga solishingiz mumkin.
Qadam 2. Sizda hali elektron bo'lmagan fayllarni skanerlang yoki yuklab oling
Barcha fayllaringizni elektron shaklda bir joyda saqlash foydali bo'lishi mumkin. Vaqt talab qilinsa -da, elektron hujjatlarni saqlash va zaxiralash uchun ularni iloji boricha ko'proq skanerlashga harakat qilish kerak. Bundan tashqari, agar siz boshqa fayllar kerak bo'lganda, veb -saytga kirish imkonsiz bo'lib qolsa, boshqa joylarda saqlanadigan fayllarni yuklab oling. Bu fayllarni boshqalari kabi tartiblang.
Qadam 3. Fayllaringizga aniq nomlar bering
Fayl nomlari tushunarli va o'ziga xos bo'lishi kerak. Ya'ni, siz fayl nomlarini ko'rib chiqishingiz va ularda nima borligini darhol bilib olishingiz kerak. Sana, faylni o'z ichiga oladigan papkalarni ko'rsatuvchi va individual tavsiflovchini qo'shib ko'ring. Masalan, sizning mijozingiz X Corp uchun 2016 yil iyun oyida yaratilgan hisob -kitob fayli "0616_XCorp_Invoice_2" deb nomlanishi mumkin. Bu sizga faylni ochish uchun vaqt ajratmasdan nima borligini aniq bilish imkonini beradi.
Fayllaringizga nom berish uchun qaysi tizimni ishlatmang, buni izchil bajaring. Tizimni tanlagandan so'ng, unga rioya qiling; orqaga qaytish va keyin barcha fayllar nomini o'zgartirish qiyin bo'ladi
Qadam 4. Fayllaringizni muntazam ravishda zaxiralang
Elektron fayllarni saqlashning asosiy xavfi shundaki, sizning ma'lumotlaringiz kompyuterning ishdan chiqishi natijasida yo'qolishi mumkin. Muntazam ravishda onlayn zaxira xizmati, kompakt disklar yoki tashqi qattiq diskka fayllaringizni zaxiralash orqali bunga tayyor bo'ling. Fayllarni etiketlaganingizdek, bu saqlash moslamalarini aniq belgilang. Agar sizda tashqi disk yoki kompakt -disklar bo'lsa, yong'in yoki tabiiy ofatdan butunlay zarar ko'rmaslik uchun ularni asosiy yashash joyingizdan uzoqda, xavfsiz joyda saqlang.
4 -qismning 4 -qismi: fayllar tizimini saqlash
Qadam 1. Sizning tizimi bilan tutish
To'ldirish tizimini yaratganingizdan so'ng, siz uni xohlaganingizcha ishlatishni xohlaysiz. Juda ortda qolish, topshirilishi kerak bo'lgan narsalarni e'tiborsiz qoldirish yoki noto'g'ri topshirish - bu siz yuklagan mashaqqatli ishlarni bekor qilishi mumkin. Siz uchun ishlash tizimini saqlab qolish uchun fayl tizimiga rioya qilganingizga ishonch hosil qiling.
- Vaqti -vaqti bilan joyida bo'lmagan fayllarni qidirish tizimni tartibda saqlashga yordam beradi.
- Faol hujjatlaringizni arxiv hujjatlarini saqlashga topshirishni e'tiborsiz qoldirmang.
Qadam 2. Eski fayllarni olib tashlang
Ba'zi fayllar uzoq vaqt saqlanishi kerak. Biroq, sizning tizimingiz hajmi cheklangan bo'ladi va sizdan kerak bo'lmagan fayllarni muntazam ravishda olib tashlashni talab qiladi. Fayl tizimini muntazam ravishda o'tdan tozalash bu tizimning tartibli va to'g'ri ishlashiga yordam beradi.
- Ko'p eski moliyaviy hujjatlar yillar davomida saqlanishi kerak bo'ladi.
- Eski byudjetlar, moliyaviy hisobotlar yoki yillik siyosat faqat bir yil saqlanishi mumkin.
- Eski fayllarni olib tashlash kiruvchi hujjatlar uchun joy yaratadi.
- Keraksiz fayllardan qutulish sizga kerakli hujjatlarni topishni osonlashtiradi.
- Xuddi shu narsa elektron fayllarga ham tegishli. Oldingi loyihalardan dublikat, eskirgan yoki keraksiz hujjatlarni o'chirib tashlang.
Qadam 3. Eski elektron fayllarni arxivlash
Hali ham dolzarb bo'lgan yoki bir kun qaytarilishi mumkin bo'lgan eski fayllarni arxivlash mumkin. Bu ularni standart fayllar tizimidan uzoqda saqlashni, lekin ularni tartibli va ochiq bo'lishini anglatadi. Arxivlangan fayllar uchun qo'shimcha keng toifani o'rnatishni o'ylab ko'ring. Foydalanilmayotgan fayllarni pastki papkasini formatlashi buzilmagan holda ushbu papkaga o'tkazing. Agar siz fayl ekranida arxivlangan fayllarni saqlamoqchi bo'lsangiz, fayl nomining oldiga "z" belgisini qo'yib ko'ring, shunda u alifbo tartibining pastki qismiga tushadi. Masalan, siz uni "z_archive" yoki shunga o'xshash narsa deb atashingiz mumkin.
Qadam 4. Sizning ariza berish tizimini soddalashtiring
Fayllaringizni tartibga solish va ularni shunday tartibda saqlash sizning shaxsiy tashkiliy ishingizda foydali bo'lishi mumkin. Biroq, sizning ariza berish tizimini takomillashtirish uchun har doim joy bo'ladi. Hujjatlar tizimi bilan ishlashni davom ettirayotganingizda, uni yanada samaraliroq qilishga yordam beradigan har qanday yaxshilanishlarni kuzatib boring.
- Siz foydalanmayotgan toifalardan qutulishni xohlashingiz mumkin.
- Haddan tashqari ishlatilgan toifalarni kichik toifalarga bo'lish kerak bo'lishi mumkin.
